35 sähköpostietikettivinkkiä etätyöntekijöille

Sähköposti on tärkeä osa etätyöntekijöiden viestintää. Se on nopea, kätevä ja helppokäyttöinen.

Ja vaikka se saattaa tuntua yksinkertaiselta tehtävältä, on olemassa muutamia etikettisääntöjä, joita tulee noudattaa ammattimaisuuden säilyttämiseksi ja mahdollisten väärinkäsitysten välttämiseksi.

Löydä täydelliset asunnot vuokralle Portugalista

Tässä on 30 sähköpostietikettivinkkiä etätyöntekijöille:

1. Käytä ammattimaista sähköpostiosoitetta.

Sähköpostiosoitteesi on usein ensimmäinen vaikutelma, jonka teet johonkin, joten varmista, että se on hyvä! Vältä käyttämästä epäammattimaisen kuuloisia osoitteita, kuten "[sähköposti suojattu]" tai "[sähköposti suojattu]".

2. Käytä selkeää ja tiivistä aiheriviä.

Jos lähetät sähköpostin, jossa on selkeä ja ytimekäs aiherivi, vastaanottaja tietää, mistä sähköpostista on kyse. Vältä käyttämästä epämääräisiä aiherivejä, kuten "Hei" tai "Mitä kuuluu?" Ja muista kirjoittaa otsikko!

3. Käytä oikeaa kielioppia ja oikeinkirjoitusta.

Tämä saattaa tuntua järjettömältä, mutta on tärkeää käyttää oikeaa kielioppia ja oikeinkirjoitusta sähköposteissasi. Tämä saa sinut näyttämään ammattimaisemmalta ja uskottavammalta.

4. Pidä sähköpostisi lyhyinä ja ytimekäs.

Kukaan ei halua lukea pitkiä, sekavia sähköposteja. Mene nopeasti asiaan ja ole ytimekäs kirjoituksissasi.

5. Käytä luettelomerkkejä.

Jos sinulla on paljon lisättävää tietoa sähköpostiisi, käytä luettelomerkkejä helpottaaksesi skannausta ja lukemista.

6. Käytä ammattimaista allekirjoitusta.

Liitä sähköpostisi loppuun allekirjoitus, joka sisältää nimesi, arvonimesi ja yhteystietosi. Tämä on hyödyllinen tapa vastaanottajalle tietää, kuka olet ja miten hän voi ottaa sinuun yhteyttä.

7. Vältä isojen tai pienten kirjainten käyttöä.

Isoilla kirjaimilla kirjoittaminen on huutavaa ja aggressiivista. Samoin kaikkien pienten kirjainten käyttö näyttää epäammattimaiselta. Käytä tavallista kirjainkokoa virkkeessä saadaksesi ammattimaisempaa sävyä.

8. Vältä huutomerkkien käyttöä.

Huutomerkkejä tulee käyttää säästeliäästi, koska ne voivat olla epäammattimaisia ​​tai jopa vihaisia.

9. Vältä hymiöiden käyttöä.

Hymiöt on parasta varata henkilökohtaisille sähköposteille ja tekstiviesteille. Ammattimaisessa sähköpostissa he voivat tulla epäammattimaisia ​​tai lapsellisia.

10. Käytä ammattimaista sävyä.

Yleensä on parasta erehtyä muodollisen ja ammattimaisen sähköpostin sävyssä. Vältä slängin, supisteiden tai lyhenteiden käyttöä. Ja älä käytä kirosanoja.

11. Käytä virallisia otsikoita.

Kun puhut jollekulle sähköpostissa, käytä aina hänen virallista arvonimeään (Mr., Mrs., Dr. jne.). Käytä heidän etunimeään vain, jos olet heidän kanssaan etunimen perusteella.

12. Käytä kohteliasta aukkoa.

Aloita sähköpostisi kohteliaalla avauksella, kuten "Hyvää huomenta" tai "Rakas [Nimi]".

13. Käytä kohteliasta sulkemista.

Lopeta sähköpostisi kohteliaasti, kuten "Ystävällisin terveisin", "Ystävällisin terveisin" tai "Kiitos".

14. Oikoluku sähköpostisi.

Ennen kuin painat "lähetä", tarkista sähköpostisi kirjoitus- tai kielioppivirheiden varalta.

15. Tarkista äänensävy.

Sen lisäksi, että tarkistat sähköpostisi virheiden varalta, tarkista myös äänensävy varmistaaksesi, että se on ammattimaista ja kohteliasta.

16. Älä jaa henkilötietoja virallisessa sähköpostissa.

Sähköpostia käytetään yleensä viralliseen viestintään. Saatat osoittautua epäammattimaiseksi, jos käytät niitä keskustellaksesi henkilökohtaisista asioista kollegojesi ja tiimisi jäsenten kanssa. Harkitse muiden viestintätapojen käyttöä tähän tarkoitukseen.

Löydä täydelliset asunnot vuokralle Italiasta

17. Rajoita CC:n ja BCC:n käyttöä.

Käytä CC:tä (hiilikopio) ja BCC:tä (sokkokopio) vain, kun se on ehdottoman välttämätöntä. Jos olet epävarma, on parasta olla käyttämättä niitä ollenkaan.

18. Ole varovainen edelleenlähetettyjen sähköpostien kanssa.

Kun lähetät sähköpostia, muista poistaa kaikki tarpeettomat tiedot, kuten vanhat sähköpostiketjut tai edelleenlähetysohjeet.

19. Ole varovainen liitteiden kanssa.

Lähetä liitetiedostoja vain silloin, kun se on ehdottoman välttämätöntä, ja muista tarkistaa ne ennen lähettämistä.

20. Vältä korkean prioriteetin lippujen käyttöä.

Korkean prioriteetin lipun käyttö tulisi varata todella kiireellisille viesteille. Sen liiallinen käyttö voi heikentää sen merkitystä.

21. Vältä matalan prioriteetin lipun käyttöä.

Matalan prioriteetin lippua tulisi käyttää vain viesteissä, jotka eivät ole aikaherkkiä.

22. Vältä kiireellisten lippujen käyttöä.

Kiireellisiä merkintöjä tulisi käyttää vain todella kiireellisissä viesteissä. Sen liiallinen käyttö voi heikentää sen merkitystä.

23. Älä käytä liikaa tärkeyslippuja.

Yleensä on parasta välttää kaiken tyyppisten tärkeyslippujen käyttöä, koska ne voivat vaikuttaa manipuloivilta.

24. Käytä sähköpostisuodattimia harkiten.

Sähköpostisuodattimet voivat olla hyödyllisiä postilaatikon järjestämisessä, mutta varo käyttämästä niitä liikaa.

25. Älä luota sähköpostiin saadaksesi välittömiä vastauksia.

Jos viestisi tarvitsee välitöntä vastausta, on parempi lähettää se synkronisten viestintäalustojen, kuten Slackin, kautta.

26. Älä lähetä suuria tiedostoja.

Sähköpostia ei ole suunniteltu suuriin tiedostojen siirtoihin. Käytä sen sijaan tiedostojenjakopalvelua, kuten Dropboxia.

27. Älä paina "vastaa kaikille", ellei se ole ehdottoman välttämätöntä.

"Vastaa kaikille" lähettää vastauksesi kaikille sähköpostiketjun jäsenille, vaikka heidän ei tarvitsisi nähdä sitä.

28. Älä käytä "vastaa"-komentoa uuden sähköpostiketjun aloittamiseen.

"Vastaa"-toimintoa tulisi käyttää vain tiettyyn sähköpostiin vastaamiseen.

AIHEUTTAA:

29. Käytä kohteliasta sulkemista.

Lopeta sähköpostiviestisi ammattimaiseen lopputulokseen, kuten "Ystävällisin terveisin" tai "Ystävällisin terveisin".

30. On parempi olla lähettämättä sähköpostiviestejä myöhään illalla.

Odota seuraavaan arkipäivään lähettääksesi sähköpostiviestejä. Muista myös eri aikavyöhykkeet.

31. On suositeltavaa olla lähettämättä sähköpostiviestejä viikonloppuisin.

Odota seuraavaan arkipäivään lähettääksesi sähköpostiviestejä.

32. Älä lähetä sähköpostiviestejä, kun olet vihainen tai liian onnellinen.

Odota, kunnes olet rauhoittunut, ennen kuin painat "lähetä". Luota meihin. Tunteellista viestiä on helppo katua.

33. Älä juoru.

Sähköpostin välityksellä juoruttaminen ei ole moraalisesti hyväksyttävää ja voi saada sinut vaikeuksiin.

34. Älä käytä työsähköpostia henkilökohtaisiin asioihin.

Pidä henkilökohtainen ja työsähköpostisi erillään.

35. Älä unohda seurata.

Jos et saa vastausta tärkeään sähköpostiin, ota yhteyttä puhelimitse tai tapaamiseen.

Löydä täydelliset asunnot vuokralle Kroatiasta